Spese di trasferta sostenute dai lavoratori dipendenti e assimilati: obbligo di tracciabilità dei pagamenti

A partire dal 1° gennaio 2025 (per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare)^[1],  è entrato in vigore l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti relativi alle spese di:

– vitto

– alloggio

– viaggio

– trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea[2].

Nello specifico:

• Reddito di lavoro dipendente ^[3]

I rimborsi analitici delle spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea sostenute dai dipendenti e collaboratori per le trasferte o missioni effettuate per conto del datore di lavoro, non concorrono a formare reddito di lavoro dipendente, a condizione che i pagamenti siano effettuati con bonifico bancario o postale, oppure mediante strumenti di pagamento tracciabili[4], come carte di credito, di debito, carte prepagate, assegni bancari o circolari.

• Reddito di impresa [5]

Le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea; nonché i rimborsi analitici relative alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, al ricorrere delle ulteriori condizioni previste dall’art. 95 TUIR, sono deducibili solo se pagate con le modalità tracciabili sopra indicate.

• Reddito di lavoro autonomo [6]

Le spese relative a prestazioni alberghiere, di somministrazione di alimenti e bevande nonché di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, addebitate analiticamente al committente,  nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte di dipendenti ovvero corrisposte a lavoratori autonomi, sono deducibili solo se pagate con le modalità tracciabili, più sopra indicate.

Spese di rappresentanza: obbligo di tracciabilità dei pagamenti  

La legge di bilancio 2025 ha altresì modificato l’art. 108 c. 2 del TUIR in materia di deducibilità delle spese di rappresentanza.

La nuova norma stabilisce che, sempre nei limiti delle soglie previste dal D.M. 19.11.2008, le spese di rappresentanza e le spese per omaggi (spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50 euro) sono deducibili se il pagamento sia eseguito con modalità di pagamento tracciabili, come sopra individuate.

La disposizione non trova applicazione per le spese di rappresentanza e spese per omaggi sostenute da artisti e professionisti.

***

Tutte  le predette disposizioni si applicano anche ai fini IRAP [7].

Fringe Benefit: determinazione del relativo valore, per i veicoli concessi in uso promiscuo ai dipendenti

Il modificato art. 51 c. 4 lett. a) del TUIR [8] stabilisce che per gli autoveicoli[9], motocicli e ciclomotori di nuova immatricolazione concessi in uso promiscuo ai dipendenti con contratti stipulati a decorrere dall’ 01.01.2025, il relativo fringe benefit è quantificato in misura pari al 50%  dell’importo corrispondente ad una percorrenza convenzionale annua di 15.000 chilometri calcolato sulla base del costo chilometrico di esercizio desumibile dalle tabelle ACI, consultabili al seguente link: https://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2024/12/30/24A07021/SG

La predetta percentuale è ridotta:

• al 10% per i veicoli a batteria a trazione esclusivamente elettrica;
• al 20% per i veicoli elettrici ibridi plug-in.

Ricordiamo che, con riferimento ai veicoli immatricolati e assegnati a partire dal 1.07.2020 e fino al 31.12.2024, il fringe benefit era quantificato sulla base di diverse percentuali definite in funzione del livello di emissione di anidride carbonica (Cfr. Circolare di Studio n. 942 del 21.02.2022).

Fringe Benefit: confermate le soglie di esenzione del 2024,  per il triennio 2025- 2027

La legge di Bilancio 2025[10] ha confermato l’incremento temporaneo della soglia di non imponibilità del c.d. fringe benefit, già previsto per il 2024.

Nello specifico, per ciascun periodo di imposta 2025, 2026 e 2027, in deroga alla disciplina ordinaria, che prevede una soglia di non imponibilità fino a 258,23 euro, sono state confermate le due differenti soglie di esenzione pari a:

–     1.000 euro, a favore di tutti i lavori dipendenti e assimilati;

–     2.000 euro per i soli lavoratori dipendenti e assimilati con figli fiscalmente a carico.

L’applicazione della suddetta soglia non opera in automatico; il lavoratore dipendente è tenuto a comunicare al proprio datore di lavoro di avervi diritto indicando il codice fiscale dei figli fiscalmente a carico.

Il superamento di dette soglie determina la tassazione dell’intero importo in capo al dipendente.

La norma conferma l’estensione delle tipologie di fringe benefit che non concorrono a formare il reddito, includendo altresì le somme erogate o rimborsate al lavoratore per il pagamento di utenze domestiche, spese per l’affitto della abitazione principale ovvero per gli interessi sul mutuo dell’abitazione principale.

I datori di lavoro provvederanno previa informativa alle rappresentanze sindacali unitarie laddove presenti.

I fringe benefit possono essere corrisposti dal datore di lavoro anche a singoli dipendenti, non essendo necessario il riconoscimento alla generalità dei dipendenti medesimi.

Premi di risultato: detassazione al 5% confermata per il triennio 2025-2027 

La Legge di Bilancio 2025 ha confermato per il triennio 2025, 2026 e 2027 la riduzione, dal 10% al 5%, dell’imposta sostitutiva dell’IRPEF e delle addizionali regionali e comunali sulle somme erogate sotto forma di premi di risultato in favore dei lavoratori dipendenti del settore privato^[11].

[1] La norma trova applicazione a decorrere dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31.12.2024

[2] Servizio di taxi con autovettura, motocarrozzetta, natante e veicoli a trazione animale; servizio di noleggio con conducente (NCC) e autovettura, motocarrozzetta, velocipede, natante e veicoli a trazione animale (art. 1 L. 21/1992).

[3] Art 51 comma 5 – modificato – del TUIR

[4] Sistemi  di pagamento previsti dall’art. 23 D.Lgs. 241/97

[5] Art. 95, nuovo comma 3-bis, del TUIR.

^[6] Art. 54, nuovo comma 6-bis, del TUIR che tuttavia presenta problemi di coordinamento con le modifiche apportare al medesimo art. 54 dal D.Lgs. 192/2024

[7] Art. 1 c. 82 L. 207/2024.

[8] Art. 1 c. 48 L. 207/2024

[9] Art. 54 c. 1 lett. a), c) e m) del D.Lgs. 285/1992

[10] Art. 1 c. 390-391 L. 207/2024

[11] Art. 1 c. 385  della L. 207/2024 intervenuto sull’art. 1 c. 182 della L. 208/2015.

Lo Studio rimane a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti.